que software comprar para preparar taxes

Si te estas preguntando qué software comprar para PREPARAR TAXES es porque has avanzado en tus planes de emprendimiento.

¡Muy bien por ti!

Es importante que ya hayas pasado por el proceso de obtención de PTIN y  de EFIN por parte del IRS para poder iniciar tu negocio de TAXES FEDERALES.

Es momento de escoger la herramienta de Software que vas a utilizar, el problema es que cuando somos inexpertos no tenemos idea de cual sea la mejor opción.

En esta oportunidad quiero darte algunas recomendaciones para que te vayas con la opción que más te convenga y de paso dejarte mi favorita.

¡Vamos!

Clave 1: Escoger entre DESKTOP y ONLINE.


Esto dependerá en buena medida de tu MODELO de NEGOCIOS.

No es lo mismo un modelo basado en OFICINAS FÍSICAS con clientes "WALK IN" y distintos preparadores, que un modelo de único preparador que necesita utilizar el software desde distintas locaciones o dispositivos.

La modalidad DESKTOP se encuentra alojada directamente en una COMPUTADORA o RED DE COMPUTADORAS y solo desde allí se tiene acceso al SOFTWARE de PREPARACIÓN.

Entrevista con representantes del Software TaxWise y representantes de ventas de Taxwide Solutions

Mientras que cuando se trata de la modalidad ONLINE el software se encuentra alojado en la nube y necesitas Internet para conectarte desde donde quieras.

¿Que modalidad es MÁS CONVENIENTE?

Primero te debo aclarar que ambas cumplen el mismo propósito. 

La modalidad DESKTOP resulta más conveniente para algunos y la versión ONLINE para otros.

Modalidad ONLINE.

Puede resultar muy conveniente para PROFESIONALES que requieren de movilidad, de estar en distintos sitios sitios y conectarse desde diferentes dispositivos.

Es recomendable si estas experimentando tus primeras temporadas y tu computadora personal no dispone de los requerimientos mínimos para la versión DESKTOP.

Igualmente, puede resultar coherente para aquellos que ofrecen servicios 100% a DISTANCIA y quieren mantener un esquema 100% en línea hacia adentro y hacia afuera.

CLIC PARA VER LECTURA: ¿Cómo tramitar el EFIN ante el IRS?

Modalidad DESKTOP (Escritorio).

Es un esquema más sólido, sobre todo cuando son grupos de trabajo utilizando la misma red y necesitan tener acceso simultaneo al software de preparación. 

La modalidad DESKTOP por ende es la de uso común en oficinas tradicionales.

Requiere de un proceso de instalación con un mínimo soporte técnico por parte de la empresa que vende la herramienta.

Es muy importante que la COMPUTADORA o RED DE COMPUTADORAS donde se instala el software cumpla con los requerimientos mínimos para funcionar adecuadamente.

En fin, si te estas preguntando qué software comprar para PREPARAR TAXES, ten presente tu MODELO de NEGOCIOS e identifica si se adapta más a la modalidad ONLINE o la DESKTOP. 

Clave 2: Escoger la VERSIÓN más adecuada. 


¿De qué "versiones" estoy hablando? 

Existen casas de software o resellers que ofrecen distintos paquetes o versiones del mismo software, con características o limitaciones que evidentemente hacen variar el costo.

Otras ofrecen paquetes "ilimitados" o "premium" que te permiten usar todas las características sin límite por un solo precio.

En este caso, una vez más debes estar atento al momento actual de tu emprendimiento.

Entrevista con representantes del Software TaxWise y representantes de ventas de Taxwide Solutions

Si te encuentras en tu primera temporada y no tienes expectativa de hacer más que unas cuantas declaraciones de persona individual, quizás debas irte por una versión donde pagues a la casa de software por cada declaración o lo que se conoce como "Pay per return"

Versiones PAY PER RETURN:

Tal como su nombre lo indica solo vas a pagar por declaraciones transmitidas bajo tu EFIN.

Es un formato recomendable para PROFESIONALES que no han formado cartera de clientes y que están dando sus primeros pasos.

Obviamente también es recomendable para aquellos que tienen un presupuesto limitado.

Mientras más declaraciones hagas será menos rentable.

Versiones ILIMITADAS con FEES ADICIONALES:

Lo más común es adquirir versiones para una CANTIDAD ILIMITADA de declaraciones.

Pero esta CANTIDAD ILIMITADA podría ser únicamente para DECLARACIONES DE PERSONA INDIVIDUAL (Form 1040).

Acá debemos preguntarnos:

  • ¿Qué ocurre con las declaraciones para BUSINESS?
  •  ¿Qué ocurre con las declaraciones de STATE INCOME TAX? 
  •  ¿Qué ocurre con características adicionales como la FIRMA ELECTRÓNICA del cliente? 
  • ¿Qué ocurre con el proceso de transmisión al IRS?

Lo que ocurre es que hay versiones con FEE ADICIONALES para cada uno de estos escenarios.

Siendo así, el COSTO será mayor y posiblemente no lo hayas tomando en cuenta desde el principio. 

Por ejemplo, hay versiones ILIMITADAS únicamente para PERSONA INDIVIDUAL (Form 1040), pero si tienes clientes corporativos debes adquirir la versión BUSINESS que es una licencia adicional.

También hay versiones que incluyen PERSONA INDIVIDUAL + BUSINESS, pero por cada declaración BUSINESS se debe pagar un fee de aproximadamente $50.

Del mismo modo hay versiones ILIMITADAS que cobran adicionalmente un fee por cada declaración transmitida al IRS, aproximadamente $10 por cada declaración transmitida.

En fin, debes estar atento a lo que INCLUYE o NO INCLUYE la versión que vayas a comprar. 

VERSIONES 100% ILIMITADAS:

Parecieran ser las más convenientes y en efecto lo son. Esto en razón de que no hay sorpresas.

Pagas una cantidad y obtienes Declaraciones ILIMITADAS tanto de PERSONA INDIVIDUAL como de BUSINESS con características adicionales incluidas.

De entrada puede tener un precio más elevado, pero por cada declaración procesada será más rentable.

Si tienes el presupuesto para adquirir este tipo de versión es la más recomendable, en cuanto a rentabilidad por declaración se refiere.  

Finalmente, aparte de saber qué software comprar para preparar taxes, es importante escoger la versión adecuada.

Clave 3: Implicaciones del AÑO FISCAL.


No es un secreto para ti que las licencias de software son anuales, o sea que cada año fiscal puede ser una modalidad o versión diferente. 

Incluso es posible usar herramientas de software distintas por cada año, esto NO es recomendable pero es común cambiar de herramienta hasta llegar a la que te resulte más potente.

Solo basta un poco de experiencia preparando impuestos federales para saber que un contribuyente puede aparecer en 2022 requiriendo las declaraciones de 2019, 2020 y 2021.

Siendo así, al tomar la decisión sobre qué software comprar para PREPARAR TAXES, debes indagar sobre la posibilidad que te ofrece el software para hacer declaraciones del año fiscal anterior.

Entrevista con representantes del Software TaxWise y representantes de ventas de Taxwide Solutions

Esto lo vas a necesitar sobre todo si es el primer año con tu propio EFIN.

Aun cuando no sea tu primer año, si estas cambiando de herramienta será mas cómodo usar el nuevo software para preparar declaraciones del año fiscal recién finalizado y de los anteriores cuando así se requiera.  

Clave 4: Muy pendiente con la Declaración de ESTADOS. 


Para escoger qué software comprar para preparar taxes no debes pasar por alto las DECLARACIONES de ESTADO.

Recuerda que aparte de FEDERAL INCOME TAX, dependiendo de la ubicación u origen de los ingresos del contribuyente se puede generar la obligación de hacer STATE INCOME TAX.

Por esa razón debes asegurarte que la opción escogida incluya la posibilidad de hacer declaraciones estadales (STATE INCOME TAX).

Del mismo modo solicitar información para verificar si la versión que estas adquiriendo tiene un fee adicional por declaraciones estadales.

No pases por alto esto...

Clave 5: Indaga sobre la calidad del SOPORTE TÉCNICO 


No vale de mucho que adquieras una excelente herramienta si la calidad del soporte técnico no cumple tus expectativas.

Si te encuentras en pleno mes de Febrero con una lista de declaraciones por hacer y necesitas apoyo de soporte técnico, no puedes esperar días por una respuesta.

Siendo así, debes cerciorarte de que la casa de software o reseller sea reconocido por dar buen soporte y si lo requieres únicamente en Español también es algo que debes tener en cuenta para evitar dificultades y retrasos a futuro.

Te RECOMENDAMOS esta opción


Hemos tenido la oportunidad de trabajar con distintas herramientas y versiones, del mismo modo analizar otras. 

Las mejores experiencias las hemos tenido con: TaxWise (Wolters Klowers), Drake Software y CrossLink.

Se puede decir que estas marcas son para establecer una relación permanente porque son de alta calidad, bien sea directamente con la casa de software o con uno de sus reseller autorizados.

Ahora bien, si tomamos en cuenta las CINCO CLAVES mencionadas debemos recomendarte a la gente de Taxwide Solutions, que son resellers autorizados de TaxWise (Wolters Klowers).

Ventajas de iniciar una relación con ellos:

  • Ofrecen tanto la  modalidad ONLINE como la modalidad DESKTOP. 
  • Ofrecen una versión 100% ilimitada (Excepto producto  bancario).
  • Ofrecen años fiscales anteriores gratis con la adquisición del nuevo año fiscal.
  • Ofrecen declaraciones para todos los Estados.
  • Ofrecen SOPORTE TÉCNICO de calidad bilingue.

Miguel Mileo

Asesor Tributario y Financiero de Empresas, CEO de un Conglomerado de Servicios Profesionales en USA, Conferencista, Formador y Profesor. #ProTips #BusinessTips #TaxTips

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