La frase Tax Identification Number (TIN) como su traducción lo indica es sencillamente un número de identificación tributaria.
Este número sirve tanto para identificar a los contribuyentes como para rastrear sus obligaciones fiscales.
Es importante entender cómo se aplica a los diferentes tipos de contribuyentes.
Sean personas individuales o estructuras de negocios.
En este artículo intento plantear algunas nociones de lo que representa un Tax Identification Number (TIN), las diferencias entre los distintos tipos y quiénes lo necesitan.
¡Vamos!
¿Cuáles son los tipos de TAX IDENTIFICATION NUMBER (TIN)?
El TIN normalmente se divide en tres categorías principales:
- Social Security Number (SSN).
- Employer Identification Number (EIN).
- Individual Taxpayer Identification Number (ITIN).
Cada uno tiene un propósito específico y se aplica a diferentes tipos de contribuyentes.
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Es importante comprender la distinción entre los tres tipos de TIN y saber cuál se aplica a su situación particular.
Por ejemplo, el SSN es el TIN más común en USA.
Ver Articulo: ¿Qué es un Formulario 1099-NEC y para qué sirve?
Es importante aclarar que con frecuencia se utiliza también el termino TAX ID.
Se puede decir que cuando a alguien le solicitan su TAX ID, básicamente le están pidiendo cualquiera de estas tres figuras.
Se suele llamar TAX ID con más frecuencia al Employer Identification Number (EIN).
Pero TIN y TAX ID son formas diferentes de referirse a lo mismo.
Social Security Number (SSN)
Se utiliza para identificar a los ciudadanos americanos, residentes permanentes y aquellos cuyo estatus migratorio les permita su asignación.
Cada una de estas personas debe cumplir sus obligaciones tributarias utilizando ese tipo de TIN.
Se asigna únicamente a personas individuales.
Un Formulario 1040, por ejemplo, incluirá el SSN del contribuyente, esa será la forma en que el Internal Revenue Service (IRS) lo identifique.
Se compone de nueve dígitos y se emite por la Administración de Seguridad Social.
Employer Identification Number (EIN)
El EIN es un TIN que se utiliza para identificar a las estructuras de negocio y otro tipo de organizaciones.
Cuando hablo de estructuras de negocios me refiero genéricamente a: SOLE PROPIETORSHIP, PARTNERSHIP, LIMITED LIABILITY COMPANY y CORPORATION.
Ver Articulo: Fundamentos, ventajas y desventajas de una Limited Liability Company.
El EIN también se compone de nueve dígitos y se emite por el Servicio de Rentas Internos (IRS).
Las estructuras de negocios necesitan un EIN para presentar sus declaraciones de impuestos.
Hablamos mayormente de declaraciones presentadas a través de: Formulario 1065, Formulario 1120, Formulario 1120-S.
Del mismo modo es necesario para realizar otras actividades relativas a su actividad económica, como contratar empleados y abrir cuentas bancarias comerciales.
Por ejemplo, si haces negocios a título personal como SOLE PROPIETORSHIP, vas a necesitar un EIN al momento de contratar empleados, sin importar que seas una persona individual.
¿Cómo se obtiene un Employer Identification Number (EIN)?
El EIN se obtiene mediante el llenado de un Formulario SS-4, ya sea en línea, correo postal o fax.
Cuando se hace en línea a través del website del Internal Revenue Service (IRS), se obtiene de forma inmediata.
Se debe mencionar que existen restricciones para hacerlo en línea cuando las personas individuales que poseen la estructura de negocios no tienen un numero de SSN.
Por ejemplo, un extranjero que no reside en USA y registra una Limited Liability Company (LLC), no podrá obtener el EIN online de forma inmediata.
Deberá tramitar el Formulario SS-4 por correo postal o fax.
La respuesta tardara un mínimo de TRES SEMANAS.
Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)
El ITIN es un número de identificación fiscal que se utiliza para identificar a los contribuyentes que NO son elegibles para un SSN.
Por ejemplo, extranjeros que NO residen en USA y son dueños de negocios.
Del mismo modo, extranjeros que SI residen en USA pero no tienen estatus migratorio.
Se emite únicamente a PERSONAS INDIVIDUALES.
También consta de nueve dígitos y tiene la característica de que la numeración inicia con un numero 9.
De esta manera: 9XX-XX-XXXX.
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Se puede decir que toda persona individual que se encuentra obligada a cumplir con obligaciones tributarias en USA y no es elegible para obtener un SSN debe tramitar un ITIN.
Por ejemplo, una persona que reside fiscalmente en USA, obtiene rentas gravables y carece de estatus migratorio, necesitara un ITIN para poder efectuar una declaración de impuestos federales.
¿Cómo se obtiene un Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)?
La persona individual que requiere un ITIN debe presentar una solicitud a través del Formulario W-7
Esto generalmente se hace junto con su primera declaración de impuestos federales.
Este proceso puede hacerse por cuenta propia o siendo asesorado por un profesional.
Normalmente deben enviarse documentos originales al Internal Revenue Service (IRS) para su verificación.
Para evitar esto puede contratar los servicios de un AGENTE TRAMITADOR CERTIFICADOR (CAA) quien se encargará de certificar sus documentos sin necesidad de enviarlos al IRS.
El IRS también le ofrece la oportunidad de hacer el proceso desde sus oficinas solicitando una cita previamente.
Ten en cuenta que el proceso de obtención de un ITIN puede variar según la modalidad usada y las razones para solicitarlo.
Hay distintas excepciones donde no tiene que enviarse junto con la Declaración de Impuestos.
Por ejemplo:
Los miembros de una MULTI MEMBER LLC, personas individuales, pueden solicitar un ITIN sin necesidad de presentar conjuntamente una declaración.
Todo dependerá de las circunstancias de cada solicitante.
Es un proceso complejo que lleva un mínimo de SEIS SEMANAS para la asignación y que puede ser rechazado por el IRS.
Esto quiere decir que el envió de la solicitud de ITIN no es garantía de su obtención.
Conclusiones.
Es clave tener claro la diferencia entre los tres tipos de TIN: el SSN, el EIN y el ITIN.
Tanto el EIN como el ITIN son emitidos por el IRS a través de formularios específicos.
Es importante mantenerlos actualizados y asegurarse de que la información asociada sea correcta para evitar problemas futuros.
Tener conocimientos básicos sobre lo que es un Tax Identification Number (TIN) es crucial para cualquier persona que desee hacer negocios en USA.